Conocí a Cony entrenando en un box de CrossFit que ya no existe — Vuelta Alto Volcano. Ella igual entrena en varios boxes de Temuco, así que nos volvíamos a ver. Un día supe que cocinaba alfajores proteicos: 10 gramos de proteína en cada porción, a través de su emprendimiento Flor de Cacao.
Los probé y me hice adicto. Son ricos, te dejan satisfecho y ayudan a llegar a la meta de proteína diaria sin pensarle mucho.
Tiempo después, Cony supo que en Molina Systems hacíamos páginas web para empresas y me preguntó si también hacía apps.
— ¿Qué tienes en mente? — le contesté.
Y me contó.
El problema
La operación de Flor de Cacao vivía en un Excel. Pedidos, clientes, productos, cuentas por cobrar — todo en una planilla local que solo ella veía. Funcionaba, pero tenía problemas difíciles de ignorar:
- Sin visibilidad: para saber si un pedido estaba pagado, había que entrar al archivo y revisar fila por fila.
- Cuentas por cobrar opacas: no había una forma rápida de saber cuánto dinero debía entrar ni quién estaba al día.
- Flujo de dinero invisible: saber cuánto había en caja requería sumar manualmente.
- Cero colaboración: compartir la información con su equipo implicaba enviar el archivo por correo o WhatsApp. La información siempre estaba desactualizada.
Cuando lo vi, entendí por qué me preguntaba por una app. Lo que ella necesitaba no era una app nueva — era que su Excel dejara de ser un archivo estático.
La solución: una planilla que no se siente como una planilla
Como Cony ya estaba cómoda con Excel, partimos de ahí. No tenía sentido obligarla a aprender un sistema nuevo cuando su problema no era la herramienta, sino cómo la estaba usando.
Pasamos todo a Google Sheets. En la práctica se ve y se siente como un Excel, pero:
- Está online — lo ve su equipo, no solo ella.
- Trazabilidad de pedidos — cada orden tiene fecha, cliente, producto, unidades, subtotal, estado de pago y número de factura.
- Cuentas por cobrar claras — una mirada y sabes quién pagó, quién debe y cuánto.
- Cobranza automatizada — cada pedido tiene un botón para enviar un link de pago personalizado por WhatsApp.
- Pagos con tarjeta — desde la misma planilla genera un link de Mercado Pago, el cliente paga y el estado se actualiza solo.
El proceso: iterar todos los días
Llegar a la solución final no fue un solo envío. Fue conversar casi a diario durante semanas.
Cony usaba la planilla en su operación real y se daba cuenta de cosas que no calzaban. Un cálculo que no sumaba bien para su negocio. Un campo que faltaba. Un paso que podía ser más rápido. Ella me decía lo que no funcionaba, yo ajustaba, y al día siguiente lo probaba de nuevo.
Esa comunicación diaria fue lo que hizo la diferencia. No construimos una solución encerrados en un escritorio y la entregamos lista — la construimos juntos, con ella usando el sistema en vivo y diciéndome qué cambiar.
El resultado es una planilla que efectivamente ocupa. Porque se hizo para su problema, no para un caso hipotético.
Resultados
Hoy Flor de Cacao tiene:
- Pedidos disponibles online para todo su equipo, en tiempo real.
- Claridad de caja en cualquier momento: cuánto ha entrado, cuánto falta por cobrar.
- Links de pago personalizados que se generan y envían desde la misma planilla.
- Conciliación automática — cuando el cliente paga, el sistema lo refleja sin intervención manual.
- Cero errores de tipeo en montos y cuentas.
¿Tu negocio tiene problemas parecidos?
No necesitas una app nueva ni un sistema contable costoso para ordenar tus finanzas.
Si ya trabajas con Excel o Google Sheets, probablemente estés a unos pasos de tener una solución que funcione. El truco no es cambiar de herramienta — es hacer que la herramienta que ya usas trabaje para ti.
Conversemos. Una llamada de 45 minutos y vemos si tu operación se puede ordenar sin cambiar tu forma de trabajar.